Een grootscheepse werkplekmigratie inclusief kantoorautomatisering; daar hoort een upgrade van Windows en MS Office bij, vond men in de gemeente Nuth. En dat kan weer niet zonder de gebruikersorganisatie in staat te stellen alle betreffende modules – Word, Excel, PowerPoint en Outlook – professioneel onder de knie te krijgen, aldus de gemeente. Voldoende reden om alle circa honderd medewerkers in te schrijven voor een inhouse multichannel opleidingstraject van De Ictivity Groep, met als leerdoel: de nieuwe werkplekfaciliteiten efficiënter benutten, waarmee deze ook echt aansluiten op en ondersteunend zijn aan de gemeentelijke processen. Met twee maanden was de doorlooptijd relatief kort, zeker als je bedenkt dat één moduletraining één dag in beslag neemt en een groep maximaal 15 personen besloeg. Toch lukte het om binnen het gestelde tijdvenster te blijv en, mede dankzij de inzet en flexibiliteit van de aanbieder.
De Ictivity Groep was in beeld gekomen op aanraden van een college-gemeente die ‘positieve ervaringen’ met de ICT-dienstverlener had. Alinda Baggen, adviseur bedrijfsvoering gemeente Nuth: “Toen we met Ictivity in gesprek gingen, viel het ons meteen op dat zij het programma konden inrichten zoals wij dat wensten. Ze gingen niet aanbodgericht te werk, maar luisterden goed naar de klant. Dat gold zowel voor de offertefase als bij het bespreken van het inhoudelijk programma én de uitvoering. Aan het begin van elke cursus werd standaard geïnventariseerd wat de deelnemers wilden leren, en dat werd als vertrekpunt genomen. Ook hebben ze datgene wat wij aan instructie in de eigen organisatie voorhanden hadden, meegenomen in het onderricht. Het curriculum is inhoudelijk dus helemaal op maat aangeboden. Daarnaast hebben ze moeite gedaan om de strakke planning te halen. Allemaal heel flexibel en klantgericht.”
Het lesprogramma bestond uit een combinatie van klassikale bijeenkomsten en e-learning. Dat was iets waar Baggen aan hechtte. “In het verleden heb ik het vaak genoeg gezien: de training is beëindigd, maar mensen blijven daarna toch nog met vragen komen. Daarom deze aanvulling met elektronische zelfstudie. Beide trainingsvormen vullen elkaar goed aan. Via het e-learningportaal kunnen onze medewerkers zichzelf ontwikkelen en ook elkaar helpen. Klassikaal kun je maar een beperkt aantal onderwerpen behandelen. Bovendien, pas als je actief bent op de werkplek leer je de applicaties goed kennen en ontstaan er gerichte vragen over het gebruik in de dagelijkse praktijk. Al doende kun je voor jezelf exacter formuleren wat je wilt weten, en dan is het goed dat er online gelegenheid is tot leren en oefenen – nota bene waar en wanneer het jou uitkomt. Zelfstudie blijft dus een belangrijk onderdeel. Gemeenten willen toch de zelfredzaamheid van burgers vergroten? Nou, dan moet je zelf het goede voorbeeld geven”, aldus Baggen.
Nuth houdt de e-module in principe een jaar lang actief, maar dat wil niet zeggen dat er dan definitief mee wordt gestopt. Zelfs nu nog, een jaar later, worden bepaalde licenties gecontinueerd om mensen met vragen alsnog van een elektronische leermogelijkheid via het portaal te voorzien. Dit gebeurt wel op basis van evaluaties over het daadwerkelijk gebruik. De schaal waarop licenties worden voortgezet, neemt wel af.
De medewerkers zelf reageren enthousiast, weet Baggen. “Ze waarderen het feit dat ze zelf de onderwerpen mochten aandragen en dat na afloop van elke cursus getoetst werd of het onderwerp voldoende was overgebracht. Ook waren ze aangenaam verrast over hoe je redelijk droge stof – want het blijft natuurlijk een computercursus – toch boeiend kunt overbrengen. De docenten hadden hier een groot aandeel in; zij wisten de leerinhoud aansprekend te presenteren en konden de deelnemers stimuleren nieuwe gebruiksmogelijkheden te ontdekken. Iedere gebruiker, hoe bedreven ook, bleek nog tips en trucs te kunnen leren. Goed om te horen.”
Ook gemeente Nuth is blij met de gekozen methodiek. Zelf je weg zoeken in de lesstof en je collega’s helpen, levert volgens Baggen veel op. “Ook al ben je gewend op een bepaalde manier te werken, het blijkt altijd nóg handiger en efficiënter te kunnen. Door de training was – en is – er dus echt kwaliteitsverbetering te halen. Bepaalde onderdelen waren meteen in de praktijk toepasbaar, zoals grafieken; een verrijking voor het maken van managementrapportages. Voor veel medewerkers ging er een wereld open. Dat zijn dingen die leren leuk maken.”
Ictivity bleek zeer flexibel met het inplannen van docenten. Het is de gemeente goed bevallen, evenals de flexibiliteit van die docenten zelf. Cursisten konden zelfs na enkele maanden nog vragen bij hen uitzetten. Weliswaar in gecoördineerde vorm, maar toch. Baggen, terugkijkend: “Al met al was het een plezierig opleidingstraject dat het inzicht van onze medewerkers in de mogelijkheden van ICT heeft vergroot en heeft geleid tot een betere benutting van de nieuwe werkpleksoftware. Hierdoor hebben we de vliegende start kunnen maken die ons voor ogen stond.”
